Jak wyegzekwować zapłatę od kontrahenta?

07.10.2015 r.
Jak wyegzekwować zapłatę od kontrahenta?

Dotrzymywanie ustalonych terminów płatności powinno być normą. Niestety wielu polskich przedsiębiorców boryka się z problemem opóźnień w regulowaniu należności ze strony kontrahentów. Co mogą w tej sytuacji zrobić? Jakie metody zastosować, by należna zapłata za towary czy usługi wpływała na konto szybciej?

Z badania przeprowadzonego w lipcu br. przez Krajowy Rejestr Długów (KRD) wynika, że tylko 16% polskich przedsiębiorców nie ma problemu z nieterminowym regulowaniem należności przez kontrahentów. Oznacza to, że problem ten dotyczy olbrzymiej większości firm. Nic dziwnego, bowiem najczęstszym skutkiem nieotrzymania płatności w terminie jest opóźnianie się w regulowaniu swoich zobowiązań. W ten sposób spirala zatorów płatniczych się nakręca.

KRD podaje, że średnio 23% faktur znajdujących się w portfelach polskich przedsiębiorców nie zostaje opłaconych w terminie, zaś średni czas przeterminowania (czyli okres, jaki mija od terminu płatności do faktycznego opłacenia faktury) to 3 miesiące i 22 dni. Wydatki na cele związane ze skutkami i przeciwdziałaniem opóźnieniom stanowią obecnie przeciętnie 6,9% ogółu kosztów przedsiębiorstw.

Co prawda, skala problemu jeszcze kilka lat temu była dużo większa, ale marne to pocieszenie dla przedsiębiorców, którzy z niecierpliwością czekają na zapłatę od swoich kontrahentów. Czy mogą coś zrobić, by przyspieszyć ten proces i skuteczniej egzekwować należności?

Upomnij się o swoje

Brak płatności w terminie nie zawsze musi wynikać z tego, że kontrahent nie ma pieniędzy. Częstym powodem może być przeoczenie faktury czy zapomnienie o płatności (zwłaszcza jeśli firma miała na jej opłatę sporo czasu i odkładała ją na później). Dlatego warto wdrożyć w swojej firmie coś na kształt monitoringu płatności. Przede wszystkim, my sami musimy dokładnie wiedzieć, kto, kiedy i ile powinien nam zapłacić. Śledzenie losu wystawionych faktur to podstawa, bez względu na to, że czy jest ich miesięcznie kilka czy kilkaset.

Warto na dzień lub dwa przed terminem płatności wysłać (np. drogą mailową lub sms-em) kontrahentowi przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności. Nie jest to w żadnym wypadku nieeleganckie i nie powinno być negatywnie odebrane. Dla naszej firmy może zaś oznaczać szybsze spływanie należnych środków na konto.

Co jeśli, pomimo przypomnienia, pieniądze nie wpłynęły? Drugim krokiem jest poinformowanie kontrahenta o tym, że posiada przeterminowaną fakturę i grzeczna prośba o jak najszybsze jej uregulowanie. Kontakt ten również może się odbyć drogą mailową i powinien nastąpić już następnego dnia po terminie płatności. W bardzo wielu przypadkach tego rodzaju procedura postępowania sprawia, że należności szybko pojawiają się na koncie.

W przypadku braku reakcji warto skontaktować się z kontrahentem telefonicznie, by przypomnieć o płatności, ewentualnie ustalić, co jest powodem opóźnienia i dowiedzieć się, kiedy możemy liczyć na zapłatę. Niewykluczone, że on także czeka na spóźnione należności. W takiej sytuacji oczywiście raczej nie uzyskamy natychmiastowej zapłaty, niemniej warto takie działania podjąć. Możliwe bowiem, że nasz kontrahent ma więcej zobowiązań do zapłaty i z pewnością w pierwszej kolejności będzie chciał uregulować te, które wiążą się dla niego z monitami i upomnieniami niż te, których właściciel czeka cicho i cierpliwie.

W zależności od wielkości firmy monitoringiem płatności może zajmować się sam właściciel, może oddelegować do tego zadania jednego z pracowników bądź może też skorzystać z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w monitorowaniu należności. Ostatnie rozwiązanie wiąże się oczywiście z dodatkowymi kosztami. Jeśli jednak przyniesie ono oczekiwane wyniki, koszty te będą zdecydowanie niższe niż opłaty za bardziej zaawansowane działania.

Oprócz tradycyjnych firm możemy się obecnie spotkać także z ofertą internetowych platform do monitorowania należności. Procesy są tam w dużym stopniu zautomatyzowane, platformy te są przystosowane do współpracy z większością najpopularniejszych na rynku programów do wystawiania faktur. Dzięki temu opłaty za korzystanie z takich platform są zwykle niższe niż za usługi tradycyjnych firm.

Dla kogo faktoring?

Warto poświęcić też parę słów faktoringowi, choć co do zasady nie służy on do obsługi przeterminowanych zobowiązań, tylko faktur kontrahentów, którzy mają odroczone terminy płatności, ale regulują je terminowo. Faktoring pozwala uzyskać należność wcześniej, dzięki temu poprawia się płynność finansowa firmy.

Czy możemy to narzędzie wykorzystać także do zapewnienia sobie gwarancji, że zapłata się nie opóźni? Tak. Służy do tego pełny faktoring, zwany także faktoringiem bez regresu, w którym to faktor przejmuje całkowitą odpowiedzialność za wypłacalność kontrahenta i ściągnięcie od niego należności. Niestety jest to najdroższa opcja, wiąże się z niemałymi opłatami na rzecz faktora. Mamy jednak wówczas pewność, że uzgodnioną kwotę otrzymamy w terminie, zaś kwestia zapłaty ze strony kontrahenta będzie problemem faktora, a nie naszym. Pomimo kosztów pełny faktoring jest popularnym rozwiązaniem, stanowi on już ok. 38% umów faktoringowych (dane Polskiego Związku Faktorów).

Opcja pełnego faktoringu przeznaczona jest dla firm, które nie chcą poświęcać czasu i energii na dopominanie się o swoje (a czasem wręcz angażowanie do tego prawników i sądu), chcą mieć pewność, że w konkretnym terminie otrzymają konkretną kwotą i... są w stanie za to odpowiednio zapłacić, czyli zrezygnować z części zysku ze sprzedaży.

Warto jednak wiedzieć, że już znacznie tańsza opcja niepełnego faktoringu (z regresem) powinna wielu właścicielom firm zapewnić spokojniejszy sen. Co prawda, ten rodzaj faktoringu przewiduje, że jeśli kontrahent nie zapłaci, firma będzie musiała zwrócić faktorowi wypłaconą należność, ale to ostateczne rozwiązanie. Faktor pomaga bowiem zarówno w monitorowaniu płatności, jak i dochodzeniu należności.  

Jeśli nie faktoring, to co?

Wadą faktoringu jest jednak nie tylko jego koszt, ale także dostępność. Faktorzy mają rozmaite wymagania wobec firm, z którymi podejmują współpracę. Dotyczą one m.in. stażu działania, liczby kontrahentów oraz tego, jak długo trwa współpraca z poszczególnymi kontrahentami, wartości faktur czy maksymalnego terminu ich płatności. Dlatego ta usługa często nie jest dostępna dla małych firm (dodajmy, że średnia wartość faktury obsługiwanej przez członków Polskiego Związku Faktorów wyniosła w 2014 roku ponad 20 tys. zł). W sukurs im znowu przychodzi internet.

W sieci można znaleźć platformy aukcji faktur. To rozwiązanie pozwala wystawić na sprzedaż pojedyncze faktury, nawet o niewielkiej wartości. Kupują je zazwyczaj inne firmy bądź wręcz indywidualni inwestorzy, dla których skupowanie takich faktur stanowi źródło zysków. Płacą wystawcy faktury kwotę niższą niż ta, która widnieje na kwicie, a następnie czekają na pełną płatność od dłużnika.

Oczywiście największym powodzeniem na takich aukcjach cieszą się nieprzeterminowane faktury wystawiane na rzecz dużych i solidnych firm, które mają odroczony termin płatności. Na te, które nie zostały zapłacone w terminie, nabywcę będzie trudniej znaleźć. Trzeba więc raczej znowu wykazać się myśleniem zapobiegawczym i zrezygnować z części zapłaty za fakturę na rzecz szybkiego otrzymania pieniędzy. Zasada więc podobna jak przy faktoringu, ale bez konieczności zawierania umowy z faktorem i spełniania jakichkolwiek warunków.

Co zrobi windykator?

Ostatecznymi i najbardziej kosztownymi rozwiązaniami są działania windykacyjne oraz skierowanie sprawy do sądu. Firmy windykacyjne potrafią pobierać od 10% do 30% odzyskanych należności. Prawo zezwala na obciążenie tymi kosztami dłużnika, w praktyce jednak ma to zwykle miejsce dopiero wtedy, gdy dojdzie do rozprawy w sądzie i wygranej wierzyciela. Do tego czasu to zwykle wierzyciel ponosi wszystkie koszty.

Oczywiście zatrudnienie profesjonalistów od odzyskiwania długów może wywrzeć większą presję na dłużniku. Kompleksowe działania, proponowanie rozwiązań czy też straszenie konsekwencjami w postaci wpisania na listę dłużników, skierowania sprawy do sądu i obciążenia dodatkowymi kosztami (padające ze strony windykatora są zwykle bardziej realne dla dłużnika) mogą przyspieszyć spłatę długu. Aczkolwiek nie mamy niestety żadnej gwarancji co do terminu, w którym uda się należne środki ściągnąć. Szybszym i prostszym rozwiązaniem tej patowej sytuacji może być po prostu sprzedaż długu firmie windykacyjnej za część jego wartości. Pieniądze dostajemy wówczas od razu, a wyegzekwowanie należności wraz z dodatkowymi opłatami pozostaje zmartwieniem windykatora.

Egzekwowanie należności z pewnością nie należy do przyjemnych zadań. A w momencie gdy będziemy do tego potrzebować zewnętrznej pomocy, będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami. Najlepiej więc ostrożnie dobierać kontrahentów, a wydłużone terminy płatności stosować tylko w przypadku tych sprawdzonych. Pomocne może być także samodzielne monitorowanie należności, także tych jeszcze nieprzeterminowanych, i przypominanie kontrahentom o terminach płatności. Podejmowanie działań zapobiegawczych z pewnością może w wielu sytuacjach uchronić nas przed sięganiem po bardziej kosztowne rozwiązania.

Potrzebujesz tani kredyt firmowy?

PLN
1 000 PLN 2 000 000 PLN

82 kredyty dla firm

PLN
1 000 PLN 200 000 PLN
mies.
1 miesiąc 120 miesięcy

48 kredytów gotówkowych

PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
lat
1 rok 50 lat

14 kredytów hipotecznych

PLN
2 000 PLN 500 000 PLN
PLN
2 000 PLN 500 000 PLN
mies.
1 miesiąc 120 miesięcy

13 kredytów samochodowych

PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
PLN
10 000 PLN 30 000 000 PLN
lat
1 rok 50 lat

18 pożyczek hipotecznych

PLN
1 000 PLN 100 000 PLN


68 kont bankowych










75 kart kredytowych

PLN
1 000 PLN 200 000 PLN
mies.
1 miesiąc 120 miesięcy

17 kredytów konsolidacyjnych gotówkowych

PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
lat
1 rok 50 lat

14 kredytów konsolidacyjnych hipotecznych

62 pożyczki gotówkowe

PLN
1 000 PLN 100 000 PLN
mies.
1 miesiąc 120 miesięcy

48 kont oszczędnościowych

PLN
500 PLN 200 000 PLN
1D 14D 2M 4M 6M 8M 10M 12M 18M 36M

152 lokaty bankowe

PLN
1 000 PLN 100 000 PLN



43 konta firmowe

PLN
10 000 PLN 500 000 PLN

4 oferty leasingu




Mb/s
1 Mb/s 250 Mb/s
PLN
1 PLN 300 PLN
:

230 ofert telewizji - internetu

kWh
1-2 os. 3-4 os. 5-6 os. dom
dzień noc

64 taryfy energii dla domu

kWh
50 kWh 500 kWh
dzień noc

47 taryf energii dla firmy

Więcej artykułów: Kredyty dla firm Finanse dla firm Kredyt inwestycyjny Kredyt obrotowy Oprocentowanie kredytu Banki Zdolność kredytowa RRSO Raty Finansowanie działalności