Jak prawidłowo rozliczać firmowe wydatki na samochód

23.04.2012 r.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest konieczne, jeśli samochód osobowy stanowi majątek firmy i został wprowadzony do ewidencji środków trwałych.

Prowadzenie działalności gospodarczej trudno wyobrazić sobie bez wykorzystywania samochodu osobowego. W firmach jednoosobowych najczęściej używany jest prywatny samochód przedsiębiorcy. W nieco większych samochód może stanowić majątek firmy albo może być leasingowany lub użytkowany na podstawie innych umów cywilnoprawnych.

Każdy z tych sposobów oznacza ponoszenie przez przedsiębiorcę wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu, takich jak zakup paliwa, olejów, części zamiennych, opon czy też z wykupem ubezpieczeń (obowiązkowych bądź dobrowolnych). Mimo że wydatki te są jednakowe dla wszystkich rodzajów wykorzystywania auta, to jednak sposób ich zaliczania w koszty firmy w każdym przypadku jest przez ustawodawcę uregulowany odmiennie.

Własny samochód firmowy

W przypadku wykorzystywania przez przedsiębiorcę na potrzeby firmy własnego samochodu osobowego nie musi on wprowadzać takiego pojazdu do ewidencji środków trwałych. Jest natomiast zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w sposób wskazany w art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm. - dalej ustawa o PIT). Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 tej ustawy prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest warunkiem koniecznym do zaliczenia ponoszonych przez przedsiębiorcę wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego do uznania ich za koszt uzyskania przychodu.

Limit, do którego można zaliczać do kosztów bieżące wydatki eksploatacyjne, wyznacza iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr określonej w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271).

Należy jednak pamiętać, że zawsze podstawę zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu stanowi odpowiednio udokumentowany wydatek faktycznie poniesiony przez przedsiębiorcę. W każdym miesiącu odlicza się natomiast albo wartość danego wydatku, albo kwotę wskazanego powyżej limitu, w zależności od tego, która z tych kwot jest mniejsza. Ponieważ rozliczenia w ewidencji przebiegu pojazdu dokonuje się narastająco od początku roku, przedsiębiorca może zrekompensować sobie niedobór faktycznych wydatków zwiększeniem liczby kilometrów w następnym miesiącu, przez co zwiększa się limit do wykorzystania.

Samochód stanowi majątek firmy

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest konieczne, jeśli samochód stanowi majątek firmy i został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku jedynym warunkiem uprawniającym do zaliczenia bieżących kosztów eksploatacyjnych jest ich właściwe udokumentowanie, np. fakturą VAT czy rachunkiem.

W przypadku samochodów osobowych stanowiących środek trwały firmy kosztami uzyskania przychodu są ponadto odpisy amortyzacyjne naliczane od wartości początkowej tego pojazdu nieprzekraczającej 20 tys. euro, przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłoszonego przez NBP z dnia przekazania danego środka trwałego do używania.

Wskazać jednak należy, iż w przypadku samochodów osobowych jedyną dopuszczalną przez ustawodawcę metodą amortyzacji jest metoda liniowa. Warto też przypomnieć, że do samochodów osobowych nie ma zastosowania jednorazowa amortyzacja przewidziana dla małych podatników. Wyłączenie to jest wskazane jednoznacznie w art. 22k ustawy o PIT.

Nie oznacza to jednak, że mały podatnik musi amortyzować na ogólnych zasadach każdy środek trwały, w tym także samochód osobowy, którego wartość nie przekracza kwoty 3,5 tys. zł. Taki podatnik może bowiem dokonać jednorazowego odpisu na podstawie art. 22f ust. 3 ustawy o PIT bądź też wydatek poniesiony na jego nabycie zaliczyć w całości bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania samochodu do używania.

Umowa leasingu

Opisana zasada, wyrażona w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, która umożliwia zaliczenie wydatków na eksploatację auta tylko w przypadku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i tylko w granicach limitu, nie ma też zastosowania do samochodów osobowych używanych w ramach umowy leasingu. Wyłączenie to zawiera art. 23 ust. 3b ustawy, a jego konsekwencją jest brak ograniczeń co do możliwości zaliczania bieżących wydatków związanych z używaniem samochodu do kosztów. Efektem tego jest również zwolnienie przedsiębiorcy z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Możliwość zaliczenia w koszty całości wydatków eksploatacyjnych nie zależy od rodzaju leasingu, mimo że np. w przypadku tzw. leasingu operacyjnego samochód ten będzie wprowadzony do ewidencji środków trwałych w firmie, która jest właścicielem samochodu, a nie w firmie, która użytkuje go na podstawie takiej umowy.

Potrzebujesz tani kredyt gotówkowy?

PLN
1 000 PLN 200 000 PLN
mies.
1 miesiąc 120 miesięcy

40 kredytów gotówkowych

PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
lat
1 rok 50 lat

20 kredytów hipotecznych

PLN
2 000 PLN 500 000 PLN
PLN
2 000 PLN 500 000 PLN
mies.
1 miesiąc 120 miesięcy

8 kredytów samochodowych

PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
PLN
10 000 PLN 30 000 000 PLN
lat
1 rok 50 lat

18 pożyczek hipotecznych

PLN
1 000 PLN 100 000 PLN


62 konta bankowe










75 kart kredytowych

PLN
1 000 PLN 200 000 PLN
mies.
1 miesiąc 120 miesięcy

15 kredytów konsolidacyjnych gotówkowych

PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
PLN
10 000 PLN 3 000 000 PLN
lat
1 rok 50 lat

11 kredytów konsolidacyjnych hipotecznych

76 pożyczek gotówkowych

PLN
1 000 PLN 100 000 PLN
mies.
1 miesiąc 120 miesięcy

46 kont oszczędnościowych

PLN
500 PLN 200 000 PLN
1D 14D 2M 4M 6M 8M 10M 12M 18M 36M

145 lokat bankowych

PLN
1 000 PLN 100 000 PLN



38 kont firmowych

PLN
1 000 PLN 2 000 000 PLN

90 kredytów dla firm

PLN
10 000 PLN 500 000 PLN

5 ofert leasingu




Mb/s
1 Mb/s 250 Mb/s
PLN
1 PLN 300 PLN
:

230 ofert telewizji - internetu

kWh
1-2 os. 3-4 os. 5-6 os. dom
dzień noc

66 taryf energii dla domu

kWh
50 kWh 500 kWh
dzień noc

52 taryfy energii dla firmy