Jak zawiesić działalność gospodarczą? Jakie masz prawa i obowiązki?

Zawieszenie działalności gospodarczej jest jednym z Twoich uprawnień jako przedsiębiorcy. Musisz jednak wiedzieć, z jakimi konsekwencjami jest to związane:

• Nie zaciągniesz kredytu na jednoosobową działalność gospodarczą w okresie jej zawieszenia – brak zarobków jest przeszkodą nie do pokonania przy wnioskowaniu o najtańszy kredyt gotówkowy i jakikolwiek inny.
• Jeśli spłacasz kredyt hipoteczny ale zwiesisz działalność gospodarczą, nadal musisz uiszczać raty.
• Twoja zdolność kredytowa zmniejszy się przy zawieszeniu działalności gospodarczej – z uwagi na brak wszystkich lub większej części dochodów w trakcie trwania przerwy.
• Zawieszenia działalności możesz dokonać online – za pośrednictwem wniosku CEIDG-1.

Zawieszenie działalności gospodarczej – na czym polega?

Zawieszenie działalności gospodarczej polega na przerwie w jej prowadzeniu. Nie likwidujesz jej ostatecznie, nie zamykasz, ale przez pewien czas pozostanie nieaktywna. 

W większości przypadków bezpośrednim powodem zawieszenia działalności gospodarczej jest utrata płynności, czyli brak środków na opłacanie stałych kosztów, składek oraz podatków. Z kolei sama utrata płynności może mieć różne podłoże. Są również inne powody zawieszenia działalności gospodarczej.

Jak zawiesić działalność? Musisz złożyć wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej w odpowiedniej formie.

Wraz z taką decyzją zmniejszy się liczba Twoich obowiązków jako przedsiębiorcy. Nie będziesz musiał regulować zobowiązań podatkowych, a firma i tak będzie formalnie istnieć.

Możliwość zawieszenia działalności zarezerwowana jest wyłącznie dla tych przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników. Jeśli nie jesteś pracodawcą, masz możliwość skorzystania z takiej przerwy w prowadzeniu firmy. Natomiast w przypadku spółek będzie to skuteczne tylko wtedy, gdy zdecydują się na nie wszyscy wspólnicy.

Na jaki okres można zawiesić działalność gospodarczą?

Możesz zawiesić działalność gospodarczą na dowolnie długi okres, ale nie krótszy niż 30 dni. Zawieszenie działalności gospodarczej może być miesięczne, ale i znacznie dłuższe. Co więcej, przepisy przewidują także bezterminowe zawieszenie działalności gospodarczej, czyli we wniosku o przerwę nie podajesz terminu wznowienia.

Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców określa, że zawieszenie działalności może nastąpić na czas określony lub nieokreślony, jednak okres zawieszenia nie może być krótszy niż 30 dni.

Jeśli właściciel firmy nie zgłosi wznowienia, to zawieszenie będzie trwać i nie zostaniesz wykreślony z rejestru przedsiębiorców. Inaczej jest w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS, którą możesz zawiesić maksymalnie na 24 miesiące. Wynika to bezpośrednio z art. 23 ust. 2 Prawa przedsiębiorców.

Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia, który wskażesz we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej. Kończy się w dniu określonym przez Ciebie we wniosku lub wskazanym we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej.

Kto może zawiesić działalność gospodarczą?

Możesz zawiesić działalność gospodarczą, prowadząc jednoosobową firmę lub działalność w formie spółki. Powinieneś jednak spełniać przy tym odpowiednie warunki:

• Nie możesz zatrudniać pracowników – jedynym wyjątkiem od reguły jest, to kiedy zatrudniasz osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym.
• Prowadzisz działalność w formie spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej i wszyscy wspólnicy zdecydują się na zawieszenie.

Co istotne, zawiesić działalność mogą:

• osoby fizyczne prowadzące działalność jako jednoosobowa firma lub jako wspólnicy spółki cywilnej,
• inni przedsiębiorcy, tj. spółki osobowe, spółki kapitałowe czy fundacje.

Pamiętaj jednak, że dla spółek cywilnych, jawnych czy partnerskich zawieszenie działalności gospodarczej jest możliwe jedynie wtedy, gdy dokonają go wszyscy wspólnicy jednocześnie.

Zawiesić działalność gospodarczą można w dowolnym momencie i z dowolnego powodu, np. przez przejściowe problemy z prowadzeniem firmy czy brak dochodów. Kiedy zgłosić zawieszenie działalności?

Data rozpoczęcia zawieszenia może być taka sama jak data złożenia wniosku do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ale równie dobrze można wskazać zupełnie inną datę – wcześniejszą lub późniejszą niż złożenie wniosku.

Chcąc zawiesić działalność gospodarczą trzeba złożyć wniosek CEIDG-1 o wpis informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej. Zawieszenie działalności – gdzie zgłosić? Istnieje na to kilka sposobów. Wniosek można złożyć w Urzędzie Gminy lub miasta:

• osobiście,
• elektronicznie – przy użyciu podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu albo w inny sposób akceptowany przez system CEIDG, który pozwala na jednoznaczną identyfikację osoby składającej wniosek oraz czas jego złożenia;
• przez pełnomocnika – dokument powinien zawierać własnoręczny podpis wnioskodawcy, potwierdzony przez notariusza;
• listem poleconym – dokument powinien zawierać własnoręczny podpis wnioskodawcy, potwierdzony przez notariusza.

Skoro wiesz już, gdzie zgłosić zawieszenie działalności gospodarczej, dowiedz się teraz, na jak długo możesz to zrobić.

Jak zawiesić działalność gospodarczą? Krok po kroku

Zawieszenie działalności gospodarczej przebiega następująco krok po kroku:

Krok 1 – Złóż wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej. Gdzie zgłosić zawieszenie działalności? Możesz to zrobić na 3 sposoby:

• Przez internet, a dokładniej przez stronę biznes.gov.pl – kliknij przycisk „Załatw online” na stronie www.biznes.gov.pl poświęconej zawieszaniu działalności gospodarczej albo po wejściu na stronę Biznes.gov.pl wybierz usługę „Zmień dane w CEIDG”. Zaloguj się Profilem Zaufanym lub e-dowodem przez Login.gov.pl. Wypełnij elektroniczny kreator wniosku, następnie podpisz go Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym;
• W urzędzie – złóż wniosek osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy. Urzędnik potwierdzi przyjęcie wniosku i najpóźniej następnego dnia wprowadzi dane z wniosku do systemu CEIDG. W urzędzie musisz potwierdzić swoją tożsamość, więc zabierz ze sobą odpowiedni dokument – dowód, paszport lub mDowód (dokument mObywatel). Wniosek znajdziesz na stronie Biznes.gov.pl/ceidg lub w formie papierowej w urzędzie, możesz też zadzwonić do Centrum Pomocy na numer 801 055 088 lub 22 765 67 32 i wypełnić wniosek z pomocą konsultanta;
• Pocztą – wypełniony wniosek możesz wysłać listem poleconym. Musi być on opatrzony Twoim podpisem potwierdzonym przez notariusza.

Krok 2 – urząd sprawdzi Twój wniosek. Jeśli we wniosku pojawią się jakieś nieprawidłowości, zostaniesz o tym niezwłocznie poinformowany celem złożenia korekty. Będziesz mieć na to 7 dni roboczych od otrzymania wezwania. Wniosek, który nie zostanie poprawiony we wskazanym terminie, nie będzie rozpatrzony.

Krok 3 – prowadzona przez Ciebie działalność gospodarcza zostanie zawieszona. Okres zawieszenia rozpocznie się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej. Będzie on trwać do dnia:

• wskazanego w tym wniosku,
• wskazanego w odrębnym wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej,
• ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

Czy można zawiesić działalność gospodarczą przez internet?

Możesz zawiesić swoją działalność przez internet. Zrobisz to nawet wtedy, gdy wcześniej nie korzystałeś z platformy internetowej CEIDG. Wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej online złożysz przez profil zaufany lub posługując się e-dowodem osobistym. Aby wydać odpowiednią dyspozycję, musisz wejść na stronę biznes.gov.pl i wybrać usługę „Zmień dane w CEIDG”.

Nie masz profilu zaufanego? W każdej chwili możesz go założyć, także przez internet, jest tylko jeden warunek. Musisz mieć konto w systemie banku lub innego przedsiębiorcy, który ma zgodę na potwierdzanie Profilu lub posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, którym będziesz mógł podpisać swój wniosek o potwierdzenie Profilu Zaufanego.

Zawieszenie działalności gospodarczej − formalności i dokumenty

Działalność możesz zawiesić w kilka minut online. Jakich dokumentów potrzebujesz? Kluczową rolę odgrywa tutaj formularz CEIDG-1. Jest to ten sam dokument, który służy do rejestracji działalności.

Musisz zaznaczyć, że wniosek dotyczy zawieszenia – w tym celu postaw krzyżyk przy punkcie 3 w rubryce 01. Aby załatwić sprawę przez internet, potrzebny Ci podpis elektroniczny lub aktywny Profil Zaufany (możesz go założyć i aktywować za darmo).

Alternatywą jest wizyta w urzędzie gminy i złożenie osobiście druku CEIDG-1. Jeśli działalność prowadzisz w formie spółki cywilnej, jak już wspominałam, zawiesić ją muszą wszyscy wspólnicy. Możesz również zawiesić ją z datą wsteczną lub późniejszą, a okres zawieszenia nie musi pokrywać się z pełnymi miesiącami. Możesz ją wznowić dowolnego dnia.

Jak wypełnić wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej?

Prawidłowo wypełniony wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej CEIDG-1 powinien zawierać takie informacje, jak:

• Rodzaj wniosku – określasz, czy jest to wniosek o wpis do CEIDG, o zmianę wpisu czy właśnie o zawieszenie działalności gospodarczej lub jej wznowienie czy wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG;
• Dane osoby składającej wniosek – wypełnij dane: płeć, nazwisko, imię, nazwisko rodowe, drugie imię, imię ojca, imię matki, miejsce urodzenia, numer PESEL, data urodzenia, rodzaj dokumentu tożsamości – dowód osobisty, paszport lub inny, nazwa dokumentu, seria i numer, numery NIP oraz REGON, posiadane obywatelstwa. W rubrykach 2.1 i 2.2 określa się status cudzoziemca.
• Adres zamieszkania – kraj, kod pocztowy, miejscowość, ulica, numer nieruchomości, numer lokalu, województwo, powiat, gmina/dzielnica, opis nietypowego miejsca.
• Dane do kontaktu – telefon, adres e-mail, strona WWW, inna forma kontaktu.
• Dane firmy – w rubryce 5. podajesz pełną nazwę firmy, nazwę skróconą, datę rozpoczęcia działalności, adres do doręczeń, stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej (jeśli takie posiadasz), dodatkowe stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej itp.
• Informacje o zawieszeniu działalności – musisz je podać w części 11. CEIDG-1. Określasz datę rozpoczęcia zawieszenia. Możesz zaznaczyć też opcję „Chcę jednocześnie wskazać datę wznowienia działalności”. W takim wypadku wypełniasz sekcję 12. wniosku. Data rozpoczęcia zawieszenia nie może być wcześniejsza niż data złożenia wniosku.
• Dodatkowe informacje i załączniki – w polu 14. podajesz informacje o właściwym dla Ciebie urzędzie skarbowym. W 15. wskazujesz formę opłacania podatku dochodowego, w 21. informacje o rachunkach bankowych i rachunkach SKOK związanych z prowadzoną działalnością. W 22. Podajesz adres do e-Doręczeń, w 24. formę prowadzenia działalności, a w 25. oświadczenie, czy jesteś wspólnikiem spółek cywilnych. W polu 26. możesz udzielić pełnomocnictwa i wskazać jego zakres – np. zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej. W polu 27. umieszczasz informacje o rodzajach i liczbie załączników, które składasz razem z wnioskiem, oraz datę i podpis wnioskodawcy.

Wyjaśniłam, jak masz wypełnić wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej. I co dalej? Musisz go złożyć, np. w formie elektronicznej. Dzięki temu uruchomisz całą procedurę zawieszenia.

Zawieszenie działalności a koszty

Kwestią, która z pewnością Cię interesuje, są koszty zawieszania działalności gospodarczej. Są następujące:

Źródło: Biznes.gov.pl, dane w tabeli aktualne na 30.08.2024.

Opłatę naliczaną za pełnomocnictwo płacisz na konto urzędu miasta lub urzędu gminy właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo.

Konsekwencje zawieszenia działalności

Zawieszenie działalności gospodarczej niesie za sobą wiele konsekwencji dla Ciebie jako właściciela firmy czy wspólnika w spółce cywilnej. Oto główne konsekwencje wiążące się z takim działaniem:

• Zawieszenie działalności gospodarczej a ZUS – nie musisz zgłaszać do ZUS-u zawieszenia działalności. Jeśli korzystasz z Ulgi na start, czyli ze zwolnienia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, to okres zawieszenia nie przerwie biegu 6 miesięcy trwania ulgi. Czyli wlicza się do okresu, w którym możesz z niej korzystać.
• Zawieszenie działalności gospodarczej a pracownicy – wiesz już, że nie możesz zawiesić działalności gospodarczej, jeśli zatrudniasz pracowników na podstawie umów o pracę. Zatem musisz wcześniej rozwiązać umowy o pracę ze swoimi podwładnymi.
• Zawieszenie działalności gospodarczej a zaliczki na podatek dochodowy – nie płacisz w trakcie przerwy w działalności zaliczek na podatek PIT.
• Zawieszenie działalności gospodarczej a ubezpieczenie zdrowotne i społeczne – w trakcie zawieszenia swojej działalności nie płacisz składek, ponieważ nie podlegasz ubezpieczeniom w ZUS-ie. Prawo do tego, byś korzystał ze świadczeń zdrowotnych, wygasa po 30 dniach od dnia ustania okresu podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dlatego jeśli chcesz nadal mieć prawo do świadczeń zdrowotnych w okresie zawieszenia, dokonaj zgłoszenia do dobrowolnego ubezpieczenia do NFZ-tu, jeśli nie jesteś ubezpieczony z innego tytułu, w tym z umowy o pracę czy umowy-zlecenia.
• Zawieszenie działalności gospodarczej a VAT – nie będziesz musiał składać deklaracji z zakresu podatku VAT za okresy rozliczeniowe, których takie zawieszenie dotyczy. Jednak zwolnienie to nie dotyczy Cię, jeśli dokonujesz m.in. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług lub nabycia towarów, w których zakresie jesteś podatnikiem. Jeśli w okresie zawieszenia działalności gospodarczej nadal będziesz wykonywał pewne czynności opodatkowane podatkiem VAT, to powiadom o tym naczelnika urzędu skarbowego przed dniem zawieszenia działalności albo rozpoczęcia wykonywania takich czynności. Musisz liczyć się z tym, że przy zawieszeniu trwającym nieprzerwanie przez 6 miesięcy naczelnik urzędu skarbowego wykreśli Cię z rejestru czynnych podatników VAT. W momencie odwieszenia automatycznie zostaniesz wpisany do rejestru.
• Zawieszenie działalności gospodarczej a zasiłek dla bezrobotnych – jedną z konsekwencji zawieszenia jest utrata bieżących dochodów. W tym czasie nie zarabiasz, ale nie uzyskujesz od razu prawa do zasiłku dla bezrobotnych. Po zawieszeniu możesz zarejestrować się w powiatowym urzędzie pracy. Uzyskasz zasiłek dla bezrobotnych, jeśli nie zostanie Ci zaoferowana praca czy inne zajęcie zarobkowe. Do tego w okresie 18 miesięcy poprzedzających dzień zarejestrowania, łącznie przez co najmniej 365 dni, opłacałeś składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu prowadzonej działalności. Jednocześnie zasiłek przysługuje Ci po 90 dniach od rejestracji w powiatowym urzędzie pracy.
• Zawieszenie działalności gospodarczej a kredyt w banku – przy zawieszeniu działalności nadal musisz płacić raty kredytu w banku, jaki zaciągnąłeś na firmę w okresie jej normalnego funkcjonowania.

Zawieszenie działalności – co można robić w trakcie zawieszenia?

W okresie zawieszenia działalności możesz wykonywać niektóre czynności, które pozwolą zabezpieczyć źródło przychodów i funkcjonować po jej wznowieniu. Z pewnością nie może być jednak tak, że skorzystasz z zawieszenia działalności gospodarczej, a wpływy na konto będą realizowane na bieżąco od klientów i kontrahentów.

Zawieszenie działalności gospodarczej – co można robić? Wśród dozwolonych czynności widnieją:

• przyjmowanie należności powstałych przed zawieszeniem;
• zbywanie własnych środków trwałych i elementów Twojego wyposażenia firmowego;
• osiąganie przychodów finansowych z czynności sprzed zawieszenia – masz prawo do przyjmowania należności powstałych przed datą zawieszenia działalności;
• wykonywanie czynności niezbędnych do zachowania przychodów - możesz wykonywać wszelkie czynności, które są, obiektywnie rzecz ujmując, niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
• regulowanie zobowiązań powstałych przed zawieszeniem;
• uczestniczenie w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed dniem zawieszenia wykonywania działalności – masz takie prawo, ale i obowiązek;
• przeprowadzanie kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców – możesz zostać jej poddany;
• powołanie lub odwołanie zarządcy sukcesyjnego – jeśli taka procedura jest w Twoim przypadku niezbędna.

Czego nie wolno robić przedsiębiorcy, który zawiesił działalność?

Jeśli zawiesiłeś działalność, to naturalne, że nie możesz jej prowadzić, czyli:

• Uzyskiwać przychodów z bieżącej działalności.
• Wykonywać prac, które zgodnie z PKD były przedmiotem Twojej działalności i pobierać za nie wynagrodzenia – zakaz ten dotyczy również działań wykonywanych w ramach umów-zleceń czy umów o dzieło. Możesz za to zawiesić działalność i całkiem legalnie pracować na podstawie umów cywilnoprawnych, ale tylko wtedy, gdy zakres świadczonych przez Ciebie usług nie pokrywa się z tymi, które realizowała firma. A co z umową o pracę? Tutaj podobnych ograniczeń nie ma. Umowę o pracę w okresie zawieszenia działalności możesz podpisać bez przeszkód.
• Dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych – wynika to z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i od osób fizycznych. Przepisy wskazują, że nie podlegają amortyzacji składniki majątku nieużywane w związku z zawieszeniem działalności gospodarczej. W tej sytuacji zaprzestania odpisów powinieneś dokonać od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia.

Zawieszenie działalności może być dobrym rozwiązaniem, kiedy spodziewasz się braku zleceń, tracisz głównego kontrahenta czy chorujesz, a choroba uniemożliwia Ci prowadzenie firmy przez dłuższy czas. Powinieneś jednak zdawać sobie sprawę ze wszystkich konsekwencji, które się z tym wiążą. Podejmuj decyzje tak, by nie stracić ubezpieczenia zdrowotnego czy nie naruszyć prawa (np. podpisując umowę-zlecenie na pracę, która wchodzi w zakres zawieszonej działalności).

Dodatkowe źródła:

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou885

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00141

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/063

https://www.zus.pl/-/zawieszenie-dzialalnos-1

Źródło zdjęcia głównego: https://depositphotos.com/pl/