Wynajem długoterminowy samochodu a koszty uzyskania przychodu. Jak rozliczać wynajem długoterminowy?

Wynajem długoterminowy to popularna forma użytkowania samochodu, która może być korzystna pod względem finansowym, zwłaszcza w porównaniu z zakupem pojazdu na własność. Jednym z kluczowych aspektów tej formy finansowania jest możliwość wliczenia kosztów wynajmu w koszty uzyskania przychodu, co może znacząco obniżyć obciążenia podatkowe przedsiębiorcy.

Warto jednak dokładnie przeanalizować warunki umowy oraz porównać je z innymi opcjami finansowania, aby wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie.

Koszty wynajmu długoterminowego

Wynajem długoterminowy jest usługą pozwalającą na korzystanie z samochodu wybranej marki i modelu przez dłuższy czas, np. 3 lata, w zamian za uiszczanie comiesięcznych opłat na rzecz właściciela pojazdu – zwykle wypożyczalni.

Kosztem jest rata miesięczna, ale trzeba liczyć się też z tym, że wynajmujący ponosi koszty eksploatacji pojazdu, choć będzie to tylko tankowanie. Serwis czy przeglądy techniczne oraz ubezpieczenie to koszty, którymi obciążony jest właściciel auta.

W zależności od wybranej opcji wypożyczenia auta na dłużej abonament na samochód może uwzględniać dodatkowy komplet opon, ich wymianę, naprawy czy dodatkowe ubezpieczenia, jak AC czy assistance.

Sprawdź, czy możliwe jest rozliczenie ponoszonych opłat w związku z najmem długoterminowym w kosztach uzyskania przychodu.

Czy wynajem długoterminowy jest kosztem uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów, inaczej kosztami podatkowymi, są wydatki poniesione przez danego podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Trzeba mieć jednak na uwadze, że istnieją wyjątki od tej reguły. Czy zalicza się do nich wynajem długoterminowy? Kosztem uzyskania przychodów jest w takim przypadku opłata uiszczana co miesiąc na rzecz wypożyczalni samochodów, ale nie w całości. Trzeba wziąć przy tym pod uwagę zapisy art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT. Zgodnie z nimi, od 2019 roku zaliczenie opłat z tytułu najmu samochodu osobowego do kosztów uzyskania przychodów objęto limitami kwotowymi.

Ustawodawca wskazuje, że za koszt uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego nie uważa się opłat wynikających m.in. z umowy najmu, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie auta, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem takiej umowy.

Wynajem długoterminowy auta a kilometrówka

Jak mają się do siebie najem długoterminowy i kilometrówka? Otóż od 1 stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia kilometrówki, czyli wykazu przejeżdżanych kilometrów autem na firmę w ramach działalności, dla celów rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych.

Natomiast kilometrówkę trzeba prowadzić, jeśli zamierzasz wykorzystywać wynajmowany pojazd wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością i masz w planach odliczać 100 proc. VAT od wydatków związanych z eksploatacją auta.

Jak księgować wynajem długoterminowy samochodów w firmie?

Najem długoterminowy jest opcją pozyskania samochodu dostępną zarówno dla osób prywatnych, jak i przedsiębiorców, którzy w ten sposób mogą zdobyć auto zarówno do działalności jednoosobowej, jak i powiększyć flotę posiadanych pojazdów.

Jak ująć najem długoterminowy w księgach rachunkowych? Jak powinien być ewidencjonowany, jeśli księgowość prowadzona jest w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR)?

W przypadku KPiR możliwe jest rozliczenie wynajmu długoterminowego, a koszty firmy zostaną po prostu powiększone o wydatki na pozyskanie w ten sposób samochodu. To oczywiście opcja, jaką mogą zastosować wyłącznie przedsiębiorcy, czyli osoby z zarejestrowaną działalnością gospodarczą.

Nie ma przy tym dodatkowych wymagań w zakresie ewidencji w postaci kilometrówki do wynajmu długoterminowego, a ewidencja przebiegu pojazdu po prostu nie jest już potrzebna.

Jeśli przedsiębiorca użytkuje pojazd w całości do celów związanych z działalnością gospodarczą, może odliczyć 100 proc. VAT oraz 100 proc. kosztów eksploatacyjnych.

Zanim będzie można rozliczać takie koszty, konieczne jest:

• zgłoszenie wynajętego pojazdu do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26,
• prowadzenie kilometrówki dla celów VAT,
• sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

Jeśli podatnik spełnia takie wymagania, może odliczyć 100 proc. podatku VAT od kosztów związanych z eksploatacją, o ile samochód służy tylko celom firmowym.

Gdy podatnik zamierza wykorzystywać wynajmowany samochód w sposób mieszany, tj. częściowo do celów prywatnych i częściowo do firmowych, wówczas ma prawo do odliczenia 50 proc. VAT oraz do ujęcia 75 proc. kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.  

Ile można odliczyć przy wynajmie długoterminowym samochodu?

Podatnicy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty z tytułu najmu samochodu osobowego do limitu kwotowego w wysokości 150 000 zł. Ważne jest, by w umowie najmu długoterminowego wskazać wartość wynajmowanego samochodu, ponieważ jest to baza do ustalenia wydatków wpisywanych do kosztów podatkowych. Wszystko dlatego, że odliczeniu podlega koszt uzyskania przychodów w wartości proporcjonalnej, w jakiej wartość pojazdu pozostaje do tych 150 tys. zł.

Wyjątkiem od reguły jest sytuacja, w której podatnik spełnia wymagania formalne do skorzystania z możliwości pełnego odliczenia podatku VAT za samochód w wynajmie długoterminowym. Ile można odliczyć w takiej sytuacji? Na gruncie podatku PIT w przypadku pojazdu osobowego i w razie spełnienia wskazanych wcześniej wymagań możesz odliczyć w 100 proc. koszty związane z użytkowaniem takiego samochodu.

Jak rozliczyć wynajem długoterminowy samochodu?

Jak rozliczyć wynajem długoterminowy samochodu w firmie? Jeśli chodzi o kwotę czynszu za najem długoterminowy, koszt uzyskania przychodu powinien zostać ujęty odpowiednio w 13. kolumnie KPiR – pozostałe wydatki w kwocie wskazanej w polu „wartość netto” na fakturze.

Dodatkowo, w przypadku faktury VAT podatnik powinien w rejestrze VAT wpisać 50 proc. lub 100 proc. podatku VAT w zależności od sposobu wykorzystywania pojazdu.

W przeciwnej sytuacji, a więc jeśli samochód użytkowany jest także do celów prywatnych, możliwe jest odliczenie 75 proc. wartości wydatków.

Sprawdź koniecznie jak prezentuje się kwestia serwisu samochodu przy najmie długoterminowym!

Na co uważać przy rozliczeniu wynajmu długoterminowego samochodu?

Przedsiębiorcy mogą się zastanawiać, jak mają się do siebie najem długoterminowy i limit 150 tys. zł. Nie chodzi tu o rzeczywistą wysokość ponoszonych kosztów, ale o koszt wynajmowanego długoterminowo pojazdu.

Jeśli wartość auta przekracza wskazaną kwotę, to wówczas fakturę za najem długoterminowy nadal można ująć w kosztach, ale w wartości proporcjonalnej, w jakiej pozostaje wartość pojazdu do kwoty limitu 150 tys. zł.