Wynajem lokalu pod działalność: jak negocjować warunki umowy?

Założyłeś firmę? Masz już konto firmowe, a teraz szukasz najlepszego lokalu? Wiadomo — najważniejsze są: dobra lokalizacja, odpowiedni metraż i rozkład, rozsądna cena. Zależy Ci na tym, by jak najszybciej dopiąć formalności i rozpocząć działalność. Niestety, pośpiech może być złym doradcą. Ustalenie korzystnych warunków najmu jest nie mniej ważne dla powodzenia biznesu niż odpowiedni lokal i lokalizacja.

Poniżej przedstawiam kilka wskazówek i podpowiadam, na co zwracać uwagę i jakie rozwiązania proponować przy zawieraniu umów najmu lokali użytkowych.

Wynajem lokalu pod działalność - koszty

Jedną z najważniejszych kwestii są oczywiście koszty regularne, które poniesiesz co miesiąc. Czynsz – obok pensji dla pracowników – to zwykle największy stały wydatek, który ma bardzo istotny wpływ na opłacalność przedsięwzięcia biznesowego. Dlatego na pewno warto policzyć wszystko kilka razy. Jeśli masz wątpliwości, poszukaj tańszego lokalu lub negocjuj cenę.

Właściciel powinien być skłonny do ustępstw, zwłaszcza jeśli lokal jest pusty od kilku miesięcy, a czynsz jest wysoki – utracone korzyści, wynikające z utrzymywania pustostanu przez kolejne miesiące, mogą być wyższe, niż te związane z niewielką obniżką czynszu.

Całkowite koszty miesięczne powinny być jasno określone. Zwykle jest to czynsz ustalony przez wynajmującego (jeśli to firma, a nie osoba prywatna, to najprawdopodobniej będzie to kwota netto - pamiętaj o doliczeniu do niej 23 proc. VAT), opłaty administracyjne na rzecz spółdzielni lub wspólnoty i opłaty za media według zużycia.

Zorientuj się, ile mogą wynosić dodatkowe opłaty. Można poprosić wynajmującego o pokazanie rachunków za poprzednie miesiące (oczywiście nasze zużycie może być inne niż poprzedniego najemcy, ale przynajmniej będziemy znać stawki).

W umowie powinny się koniecznie znaleźć także zapisy o zasadach podwyżek tak, aby nie zaskoczyła nas sytuacja, że po roku czy dwóch właściciel chce podnieść czynsz np. o 50 proc. W umowie powinno być dokładnie określone, jak często i o ile może być podnoszony. Częstą praktyką jest zapis, że indeksacja będzie dokonywana raz do roku wg wskaźnika zmiany cen towarów i usług (czyli inflację) podawany przez GUS.

Kto płaci za remont wynajmowanego lokalu?

Kalkulując koszty, nie zapomnij także o tych jednorazowych, ponoszonych na początku, do których zaliczają się przede wszystkim koszty remontu i adaptacji lokalu dla potrzeb działalności. Najlepiej oczywiście znaleźć taki lokal, który nie wymaga remontu generalnego, a jedynie niewielkich przeróbek i odświeżenia.

Jeśli jednak możesz przeznaczyć większe środki na ten cel, a upatrzony lokal – choć wymagający remontu – wydaje się idealny, to oczywiście powinieneś zdecydować się na jego wynajęcie. Pamiętaj jednak, że inwestujesz w cudzą własność.

Rozsądnym rozwiązaniem będzie namówienie właściciela lokalu do tego, aby partycypował w kosztach remontu. Sprawdź jednak, czy w umowie nie pojawia się zapis mówiący o tym, że wszelkie koszty adaptacji pokrywa najemca. Jeśli właściciel lokalu nie będzie chciał zapłacić za remont, możesz umówić się z nim na tzw. wakacje czynszowe na czas remontu.

Przeczytaj też: Zdolność kredytowa, a własna działalność - wszystko co musisz wiedzieć

Jeśli jednak lokal jest w kiepskim stanie i ma usterki, które właściciel musiałby naprawić niezależnie od tego, jaki rodzaj działalności będzie w nim prowadzony (np. pęknięta szyba, uszkodzone drzwi czy przeciekający kran), nalegaj, by to on sfinansował te prace. Również w przypadku lokalu w stanie deweloperskim, w którym trzeba zrobić całą elektrykę, hydraulikę, podłogi, wstawić drzwi wewnętrzne etc., powinieneś oczekiwać zaangażowania finansowego właściciela.

Wynajem lokalu i niezbędne zgody

Z pracami remontowymi i adaptacyjnymi nieodłącznie związana jest kwestia uzyskania różnego rodzaju zgód i pozwoleń. Często nawet sam właściciel zastrzega w umowie, że zmiany w lokalu mogą być wykonywane tylko po uzyskaniu akceptacji z jego strony.

Najemca powinien się zabezpieczyć zapisem, który mówi o tym, że brak takiej zgody jest podstawą do unieważnienia umowy bądź do rozwiązania jej bez wypowiedzenia.

Przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w lokalu użytkowym zwykle potrzebna jest nie tylko zgoda właściciela, lecz także zgody różnych organów administracyjnych (np. zgoda na sprzedaż alkoholu albo odbiór lokalu przez sanepid czy straż pożarną).

Najemca powinien w umowie zobowiązać wynajmującego do współpracy - przede wszystkim w zakresie zdobycia potrzebnej dokumentacji lokalu (takiej jak plan lokalu, dokumentacja techniczna dotycząca wentylacji etc.). Warto też wiedzieć, że do zamontowania szyldu zewnętrznego na elewacji nie wystarczy zgoda właściciela lokalu, zwykle potrzebna jest również zgoda spółdzielni lub wspólnoty, do której należy budynek.

Niewątpliwie warto więc, zanim podpiszesz umowę, sporządzić listę potrzebnych dokumentów i zgód oraz zobowiązać właściciela lokalu do ich dostarczenia w określonym terminie - pod rygorem unieważnienia umowy.

Wynajem - jak odzyskać kaucję?

Standardem dziś jest pobieranie przez wynajmującego kaucji, stanowiącej zabezpieczenie na wypadek, gdyby najemca po wyprowadzce zostawił lokal w stanie znacznie gorszym niż ten, w jakim go wynajął.

Niestety, zwykle są to niemałe pieniądze a suma wszystkich opłat (czynsz + opłaty administracyjne + VAT) za jeden, a częściej za co najmniej trzy miesiące, co przy cenach najmu lokali usługowych daje kwotę rzędu kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Kaucja jest standardem, ale negocjować można jej wysokość, a także – a może przede wszystkim – doprecyzowanie w umowie warunków zwrotu. Właściciel lokalu nie powinien traktować tych pieniędzy jako dodatkowego zarobku, lecz po zakończeniu najmu zwrócić je najemcy, chyba że rzeczywiście stan lokalu pozostawia wiele do życzenia. Podstawą do zatrzymania kaucji bądź jej części powinny być tylko poważniejsze zniszczenia wykraczające poza standardową eksploatację.

Warto wiedzieć: Jaki kredyt dla firmy wybrać? Sprawdź!

Niedopuszczalne jest zatrzymanie przez wynajmującego kaucji bez udokumentowania faktycznych kosztów, jakie poniósł w związku z uporządkowaniem lokalu po najemcy.