Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS – jak je uzyskać krok po kroku?

Uzyskanie zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS to jedna z najczęstszych formalności, z jakimi spotykają się przedsiębiorcy i osoby prowadzące działalność gospodarczą. Dokument ten jest wymagany zarówno przez banki i urzędy, jak i przez kontrahentów, którzy chcą mieć pewność, że współpraca będzie bezpieczna. Warto więc wiedzieć, jak wygląda procedura, ile trwa i jakie problemy mogą pojawić się po drodze.

Czym jest zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS?

Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS to oficjalny dokument wydawany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Potwierdza, że przedsiębiorca lub osoba fizyczna terminowo reguluje składki i nie ma żadnych zaległości wobec ZUS. Jest ono wymagane przez instytucje finansowe, urzędy i kontrahentów, ponieważ stanowi dowód rzetelności płatniczej. W praktyce dokument ten bardzo często pojawia się obok zaświadczenia o niezaleganiu US, które analogicznie potwierdza brak zaległości podatkowych. Posiadanie obu tych dokumentów ułatwia uzyskanie kredytu, leasingu, podpisanie umowy handlowej czy udział w przetargu publicznym.

Kto i kiedy potrzebuje zaświadczenia?

Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS jest potrzebne w wielu sytuacjach, w których konieczne jest wykazanie wiarygodności finansowej:

• Przedsiębiorcy i JDG – muszą je przedstawić przy staraniu się o kredyt firmowy, leasing samochodu lub maszyn, a także podczas negocjacji umów z większymi kontrahentami.

• Firmy ubiegające się o środki publiczne – dokument jest wymaganym załącznikiem przy wnioskach o dotacje unijne, rządowe programy wsparcia czy przy przetargach publicznych.

• Osoby fizyczne – często banki proszą o dokument przy kredycie hipotecznym, zwłaszcza gdy klient prowadzi działalność gospodarczą.

• Biura rachunkowe i księgowi – to oni najczęściej składają wnioski w imieniu swoich klientów, dlatego muszą znać całą procedurę.

Dzięki temu dokumentowi każda z tych grup zyskuje potwierdzenie, że nie ma żadnych zaległości wobec systemu ubezpieczeń społecznych.

Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS?

Dokument można uzyskać na kilka sposobów – osobiście w placówce, elektronicznie przez PUE ZUS, a w niektórych przypadkach także przez banki. Wybór metody zależy od tego, czy przedsiębiorca ma dostęp do internetu, czy korzysta z pomocy księgowej, a także od tego, jak szybko potrzebuje zaświadczenia. Najszybszą i najwygodniejszą drogą jest oczywiście ZUS zaświadczenie o niezaleganiu online.

Wniosek o niezaleganiu ZUS – jak go złożyć?

Aby uzyskać dokument, należy złożyć wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu ZUS (druk ZUS-EWN). Wniosek ten można złożyć na trzy sposoby:

• osobiście w oddziale ZUS, gdzie wypełniasz formularz na miejscu lub dostarczasz przygotowany wcześniej,

• listownie, wysyłając wniosek pocztą (tu jednak trzeba liczyć się z dłuższym czasem oczekiwania),

• elektronicznie, przez platformę PUE ZUS – to najszybsze i najwygodniejsze rozwiązanie.

Warto pamiętać, że podobny dokument wydaje także urząd skarbowy – tam składamy wniosek o niezaleganiu US, który jest często wymagany równolegle.

ZUS zaświadczenie o niezaleganiu online – krok po kroku

Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z rozwiązania online, bo jest proste i oszczędza czas.

1. Zaloguj się do swojego konta PUE ZUS – można to zrobić np. przez Profil Zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczną.

2. W panelu wybierz zakładkę → [Zaświadczenia].

3. Kliknij przycisk „Złóż wniosek o niezaleganiu ZUS” i uzupełnij wymagane dane.

4. Wskaż, w jakiej formie chcesz otrzymać dokument – elektronicznej (PDF) czy papierowej wysłanej pocztą.

5. Potwierdź wysyłkę.

Dokument w wersji PDF możesz pobrać niemal od ręki. Jeśli zastanawiasz się jak wygenerować zaświadczenie o niezaleganiu z ZUS, to właśnie ta opcja – jedno kliknięcie i plik dostępny jest na Twoim koncie.

Jak złożyć wniosek do ZUS przez internet?

Elektroniczne złożenie wniosku to najwygodniejsza droga dla większości przedsiębiorców. Całość zajmuje zaledwie kilka minut i nie wymaga wizyty w urzędzie. Co ważne, system potwierdza przyjęcie wniosku, a dokument najczęściej dostępny jest tego samego dnia. Dzięki temu nie trzeba obawiać się, że formalności opóźnią podpisanie ważnej umowy czy złożenie wniosku o kredyt.

Gdzie znaleźć zaświadczenie o niezaleganiu ZUS?

Po zalogowaniu do PUE ZUS gotowy dokument znajdziesz w zakładce „Dokumenty odebrane”. To właśnie tam umieszczane są wszystkie wygenerowane przez system pliki. Jeśli więc zastanawiasz się, jak odebrać zaświadczenie o niezaleganiu ZUS PUE, wystarczy wejść do tego działu i pobrać dokument w formacie PDF. Plik można następnie wydrukować i przekazać do banku, kontrahenta czy urzędu.

Ile kosztuje i ile trwa uzyskanie zaświadczenia?

Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS jest wydawane bezpłatnie. To duża zaleta, ponieważ inne dokumenty urzędowe wiążą się czasem z opłatami. Czas oczekiwania zależy od sposobu złożenia wniosku:

• online – dokument najczęściej dostępny jest tego samego dnia, czasem nawet w ciągu kilkunastu minut,

• w oddziale ZUS – trzeba poczekać od 1 do 7 dni roboczych, w zależności od obciążenia placówki,

• listownie – czas może wydłużyć się nawet do dwóch tygodni.

Dlatego jeśli liczy się czas, najlepiej wybrać kanał online.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS?

Standardowo dokument ważny jest 30 dni od dnia wydania. W praktyce jednak instytucje finansowe (np. banki przy kredytach hipotecznych) często wymagają, aby dokument był możliwie świeży – wystawiony nie później niż kilka dni przed złożeniem wniosku. Warto więc zawsze upewnić się, jakie wymagania stawia odbiorca.

Zaświadczenie o niezaleganiu ZUS a zaległości

Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca ma zaległości? ZUS odmówi wydania standardowego dokumentu, ale nie oznacza to, że sprawa jest przegrana. Możliwe są dwa rozwiązania:

• Rozłożenie długu na raty – wówczas obowiązuje zasada „rozłożenie na raty ZUS a zaświadczenie o niezaleganiu”, co oznacza, że mimo istnienia zadłużenia ZUS wyda dokument, bo dług jest objęty układem ratalnym.

• Spłata zaległości – po uregulowaniu zobowiązań można od razu ponownie wystąpić o dokument i zostanie on wydany.

Warto więc pamiętać, że samo zadłużenie nie zawsze zamyka drogę do uzyskania zaświadczenia.

Jak pobrać zaświadczenie o niezaleganiu ZUS?

Po złożeniu wniosku przez PUE ZUS gotowy dokument pojawi się w sekcji „Dokumenty odebrane”. Wystarczy kliknąć opcję „Pobierz”, aby ściągnąć plik PDF. To najprostsza odpowiedź na pytanie: jak pobrać zaświadczenie o niezaleganiu ZUS?. Dokument można od razu wydrukować, przesłać mailem czy dołączyć do wniosku kredytowego online.

Podsumowanie – najważniejsze informacje

• Zaświadczenie o niezaleganiu ZUS potwierdza brak zaległości w składkach i jest wymagane przy kredytach, leasingach czy przetargach.

• Można je uzyskać online, w oddziale ZUS lub przez bank.

• Dokument jest bezpłatny i standardowo ważny 30 dni.

• Jeśli masz zadłużenie, ale podpiszesz umowę ratalną – ZUS nadal wyda zaświadczenie.

• Najszybszą drogą jest PUE ZUS zaświadczenie o niezaleganiu, które można pobrać w kilka minut.

Źródła:

https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/zaswiadczenie-o-niezaleganiu

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou750