Jak zdobyć zaświadczenie o niekaralności? Praktyczny poradnik 2025

Zaświadczenie o niekaralności wydawane przez Krajowy Rejestr Karny jest niezbędne w wielu sytuacjach zawodowych i formalnych. Często pracodawca lub instytucja wymaga go jeszcze przed podpisaniem umowy, dlatego warto wiedzieć, jak je uzyskać szybko i bez zbędnych formalności.

Najważniejsze informacje z artykułu:

• Dokument można zdobyć online przez profil zaufany lub stacjonarnie w sądzie rejonowym.

• Koszt wynosi 30 zł (wniosek online) lub 50 zł (papierowo).

• Zaświadczenie najczęściej dostępne jest od ręki, w formie PDF albo drukowanej.

• Można je uzyskać także za granicą – w konsulacie lub przez pełnomocnika.

Czym jest zaświadczenie o niekaralności i kiedy jest potrzebne?

Zaświadczenie o niekaralności to oficjalny dokument wydawany przez Krajowy Rejestr Karny (KRK). Potwierdza, czy dana osoba była karana prawomocnym wyrokiem sądu. Jest wymagane w wielu sytuacjach zawodowych i formalnych – m.in. przy zatrudnieniu w oświacie, ochronie, służbie cywilnej, w procesach przetargowych, przy adopcji dziecka czy uzyskiwaniu koncesji i licencji.

👉 Ciekawostka: w 2024 roku KRK wydał ponad 1,7 miliona zaświadczeń – to pokazuje, jak często ten dokument jest wymagany w codziennym życiu.

Gdzie uzyskać zaświadczenie o niekaralności?

Zaświadczenie można uzyskać na kilka sposobów:

• stacjonarnie – w punktach informacyjnych KRK działających przy sądach rejonowych,

• online – poprzez system e-KRK z użyciem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego,

• za granicą – w polskich konsulatach lub za pośrednictwem pełnomocnika.

Jak najszybciej uzyskać zaświadczenie o niekaralności?

Najkrótszą drogą do uzyskania dokumentu jest skorzystanie z opcji online w systemie e-KRK. Po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego można wypełnić elektroniczny formularz, wnieść opłatę w wysokości 30 zł i w ciągu kilku minut pobrać gotowe zaświadczenie w formacie PDF. To rozwiązanie szczególnie doceniają osoby, które muszą dostarczyć dokument pracodawcy niemal natychmiast, na przykład podczas trwającego procesu rekrutacyjnego.

Dla porównania, w przypadku składania wniosku stacjonarnie w sądzie rejonowym koszt wynosi 50 zł, a choć dokument często wydawany jest tego samego dnia, trzeba doliczyć czas dojazdu, kolejek i obsługi przez urzędników. W praktyce oznacza to, że wersja elektroniczna nie tylko skraca całą procedurę, ale jest też tańsza i wygodniejsza.

👉 Jeśli więc liczy się czas i szybkość działania, najlepiej wybrać drogę elektroniczną – w ten sposób zaświadczenie o niekaralności otrzymasz praktycznie od ręki.

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności przez internet?

Procedura jest prosta i wygląda następująco:

1. Zaloguj się do systemu e-KRK przy pomocy profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

2. Wypełnij formularz „Wniosek o niekaralności”.

3. Opłać dokument online (30 zł).

4. Pobierz gotowe zaświadczenie w formacie PDF.

Jak zdobyć zaświadczenie o niekaralności stacjonarnie?

Dokument można uzyskać w punkcie informacyjnym KRK działającym przy sądzie rejonowym. Wystarczy:

• złożyć papierowy wniosek,

• okazać dowód osobisty,

• uiścić opłatę 50 zł (w kasie sądu lub przelewem).

Czas oczekiwania zależy od liczby interesantów – w wielu sądach zaświadczenie wydawane jest tego samego dnia.

Jakie dokumenty są potrzebne do wydania zaświadczenia o niekaralności?

Aby uzyskać dokument, należy przygotować:

• dowód osobisty lub paszport,

• wniosek o niekaralności (formularz KRK – dostępny online lub w sądzie),

• dowód opłaty (30 zł online, 50 zł papierowo).

Ile kosztuje zaświadczenie o niekaralności?

W 2025 roku obowiązują dwie stawki:

• 30 zł – wniosek online (tańszy i szybszy),

• 50 zł – wniosek papierowy składany w sądzie.

Opłatę wnosi się przelewem elektronicznym lub w kasie sądu.

Czy zaświadczenie o niekaralności otrzymam od ręki?

To pytanie zadaje sobie wiele osób, które muszą dostarczyć dokument w bardzo krótkim czasie, np. do nowej pracy czy urzędu. Czas oczekiwania zależy od tego, w jaki sposób składasz wniosek oraz gdzie chcesz odebrać zaświadczenie.

• Online – tak, w większości przypadków dokument dostępny jest w kilka minut w formie PDF.

• Stacjonarnie – często tego samego dnia, ale czas zależy od liczby wniosków.

• Za granicą – procedura trwa kilka dni, ponieważ konsulat przesyła zapytanie do KRK w Polsce.

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności do pracy za granicą?

Coraz więcej Polaków podejmuje zatrudnienie poza granicami kraju, a wielu zagranicznych pracodawców wymaga od kandydatów potwierdzenia niekaralności. Dokument ten można zdobyć na dwa sposoby:

• w konsulacie RP – składając wniosek o zaświadczenie o niekaralności, który następnie jest przekazywany do Krajowego Rejestru Karnego w Polsce. Czas oczekiwania wynosi zazwyczaj od kilku do kilkunastu dni, w zależności od obciążenia urzędów.

• przez pełnomocnika w Polsce – jeśli nie możesz samodzielnie złożyć wniosku, możesz upoważnić bliską osobę, aby zrobiła to w Twoim imieniu w sądzie rejonowym.

👉 Warto pamiętać, że niektóre instytucje zagraniczne mogą wymagać tłumaczenia uwierzytelnionego zaświadczenia na język kraju, w którym podejmujesz pracę.

Wniosek o niekaralności – jak go złożyć?

Aby uzyskać zaświadczenie, trzeba złożyć wniosek do Krajowego Rejestru Karnego (KRK). Można to zrobić na trzy sposoby:

• Online – poprzez system e-KRK:

1. logujesz się przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego,
2. wypełniasz elektroniczny formularz „Wniosek o niekaralności”,
3. uiszczasz opłatę 30 zł przelewem online,
4. pobierasz gotowy dokument w formacie PDF (najczęściej dostępny od ręki).

• Stacjonarnie – w sądzie rejonowym w punkcie informacyjnym KRK:

1. pobierasz i wypełniasz papierowy formularz (dostępny w sądzie lub na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości),
2. dołączasz dowód wpłaty 50 zł (opłata może być wniesiona w kasie sądu lub przelewem bankowym),
3. okazujesz dowód osobisty lub paszport,
4. zazwyczaj odbierasz dokument tego samego dnia.

• Za granicą – w polskim konsulacie:

1. składasz wniosek w wersji papierowej,
2. konsulat przesyła go do KRK w Polsce,
3. czas oczekiwania to zazwyczaj kilka dni, a dokument odbierasz osobiście w placówce.

👉 Ważne: we wniosku należy wskazać cel wydania dokumentu (np. praca, koncesja, przetarg). To standardowa procedura, dzięki której urzędnicy wiedzą, do czego zaświadczenie ma być wykorzystane.

Podsumowanie – zaświadczenie o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności to dokument, który w wielu sytuacjach zawodowych i formalnych okazuje się niezbędny. Można go uzyskać zarówno online przez system e-KRK, jak i tradycyjnie w sądzie rejonowym czy w konsulacie za granicą. Najszybszym i najtańszym sposobem jest złożenie wniosku elektronicznego z użyciem profilu zaufanego – dzięki temu dokument często dostępny jest od ręki w formacie PDF.

Koszt uzyskania to 30 zł online lub 50 zł w przypadku wersji papierowej. Warto pamiętać, że zaświadczenie nie ma ustawowo określonej ważności, ale instytucje i pracodawcy zazwyczaj wymagają, aby było ono wystawione maksymalnie kilka tygodni wcześniej. Dlatego, planując rekrutację, uzyskanie koncesji czy rozpoczęcie pracy za granicą, najlepiej złożyć wniosek z odpowiednim wyprzedzeniem.

👉 Jeśli potrzebujesz dokumentu szybko – wybierz drogę elektroniczną. To oszczędność czasu, pieniędzy i uniknięcie kolejek w sądzie.

Źródła:

https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-zaswiadczenie-z-krajowego-rejestru-karnego