Elektroniczne księgi wieczyste – jak korzystać z księgi wieczystej online?

Księgi wieczyste w Polsce przyjmują formę rejestru, w którym przedstawione są wszelkie informacje na temat danej nieruchomości. Znajdziemy w nim jednak nie tylko powierzchnię danego lokalu czy też jego przeznaczenie, ale też dane właścicieli oraz wzmianki o ewentualnych obciążeniach. Zasady funkcjonowania rejestru ksiąg reguluje Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.

Elektroniczna księga wieczysta – co to jest?

Od 2003 roku stale prowadzona jest informatyzacja, która ma na celu poszerzenie zbiorów elektronicznej księgi wieczystej gov. Proces ten nie dotyczy jednak nowych ksiąg, dla których automatycznie tworzona jest wersja online.

Jak wygląda elektroniczna księga wieczysta? Przede wszystkim zawiera takie same informacje jak ta w wersji papierowej. Znajdziemy więc w niej dane właścicieli, wzmianki o danej nieruchomości oraz ewentualnym obciążeniem jej hipoteką wynikającą z udzielenia kredytu hipotecznego. Co ciekawe e-księga ma nieco inny numer niż jej papierowy odpowiednik. Identyfikator ten składa się z trzech części, a mianowicie:

• oznaczenia kodu wydziału konkretnego sądu rejonowego, w którym prowadzony jest rejestr,
• numeru księgi prowadzonej w wersji papierowej, uzupełnionego zerami, po to, aby suma ilości cyfr wynosiła osiem,
• jednocyfrowego numeru kontrolnego. 

Elektroniczne księgi wieczyste – jak działają?

Publiczny rejestr ksiąg wieczystych online powstał po to, aby ułatwić społeczeństwu dostęp do informacji bez konieczności odbywania wizyty w sądzie. Osoby, które chciałby skorzystać z rejestru, powinny wejść na stronę internetową Ministerstwa Sprawiedliwości i wyszukać księgę po uprzednim wpisaniu numeru. Samo przeglądanie wpisów jest bezpłatne. Koszt poniesiemy dopiero w sytuacji, gdy złożymy wniosek o odpis, wyciąg albo zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej.

Warto wiedzieć: Jak założyć księgę wieczystą – sprawdź ile kosztuje i trwa założenie księgi wieczystej

Jak sprawdzić, czy księga wieczysta jest elektroniczna

Wystarczy wpisać otrzymany numer do wyszukiwarki i kliknąć przycisk: „Wyszukaj księgę”. Jeśli system nie znajdzie naszego rejestru, warto skontaktować się w tej sprawie z wydziałem ksiąg wieczystych, w którym składaliśmy wniosek o utworzenie KW.

Elektroniczne księgi wieczyste – od kiedy mamy dostęp do ksiąg wieczystych online?

Elektroniczne księgi wieczyste online, możemy przeglądać od połowy 2014 roku, kiedy to miała miejsce nowelizacja ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Jeśli jednak rejestr, który nas interesuje, zakładany był bardzo dawno temu, to niestety może jeszcze nie mieć swojego odpowiednika w postaci elektronicznej księgi wieczystej.

Numer elektronicznej księgi wieczystej – jak odszyfrować?

Jak już wspominaliśmy, numer elektronicznej wersji księgi zbudowany jest w nieco inny sposób, niż numer rejestru w wersji papierowej.

Składa się on z trzech części, z czego pierwsza z nich określa dany sąd w konkretnym mieście. Dla przykładu, księgi elektroniczne prowadzone we Wrocławiu będą zaczynały się od kodu: WR1K, a Gdańska - GD1G. Następnie mamy 8-cyfrowy kod, który składa się ze starego numeru księgi wieczystej poprzedzonej zerami, a ostatnia część to cyfra kontrolna.

Ostateczna postać numeru wygląda więc następująco: XXX/XXXXXXXX/X

Mając taką wiedzę, jesteśmy już w stanie samodzielnie ustalić numer elektronicznej księgi wieczystej. Wyszukiwarka dostępna na portalu gov może nam w tym pomóc. W jaki sposób?

Przyjmijmy, że numer naszej księgi wieczystej w wersji papierowej dla nieruchomości zlokalizowanej we Wrocławiu to 34567. Wiemy, już, że kod dla Wrocławia to WR1K (kody innych sądów możemy sprawdzić na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, w zakładce ksiąg wieczystych). Dzięki takiej informacji jesteśmy w stanie odtworzyć początek numeru, który będzie wyglądał w taki sposób: WR1K/00034567/X. Brakuje nam jedynie cyfry kontrolnej. Tutaj metodą prób i błędów możemy spróbować ją dopasować. Na szczęście możliwości jest niewiele — jedynie dziewięć (od 0 do 9).

Sprawdź także: Wykreślenie hipoteki - jak napisać wniosek o wykreślenie z hipoteki?

Jak zbudowana jest elektroniczna księga wieczysta?

Tak samo, jak papierowa księga wieczysta, ta w wersji online zbudowana jest z 4 działów.

Dział I elektronicznej księgi wieczystej

Pierwszy dział: „Oznaczenie nieruchomości” zawiera m.in. informacje o numerze nieruchomości, jej położeniu oraz dokładnym adresie. Dodatkowo w tym miejscu znajdziemy też numer działki ewidencyjnej oraz jej obszar, sposób korzystania z nieruchomości czy też wpisy praw związanych z własnością nieruchomości.

Dział II elektronicznej księgi wieczystej

Drugi dział: „Własność” zawiera m.in. wpisy dotyczące własności i użytkowania wieczystego. Może to być rodzaj współwłasności, jeżeli istnieje, nazwiska właścicieli oraz informacje o podstawie nabycia nieruchomości.

Dział III elektronicznej księgi wieczystej

Dział trzeci o nazwie: „Ograniczone prawa rzeczowe” jak sama nazwa wskazuje, zawiera wpisy dotyczące ograniczonych praw rzeczowych z wyjątkiem hipotek. W tym miejscu znajdziemy więc informacje o służebności obciążającej nieruchomość oraz prawach i roszczeniach np. do pierwokupu, odkupu czy dzierżawy. 

Dział IV elektronicznej księgi wieczystej

Ostatni, czwarty dział o nazwie: „Hipoteki” zawiera informacje o wysokości i rodzaju hipoteki, czy też jej walucie.

Jak uzyskać dostęp do elektronicznej księgi wieczystej?

Jeśli znamy numer papierowej księgi wieczystej, wtedy możemy samodzielnie sprawdzić, czy rejestr dostępny jest również w wersji online. Wystarczy, że skorzystamy z elektronicznej przeglądarki ksiąg wieczystych i metodą opisaną w powyższych punktach, odtworzymy numer rejestru w wersji online.

Niestety w tym wypadku nie działa wyszukiwanie elektronicznej księgi wieczystej po numerze działki.

Jak uzyskać dostęp do elektronicznych ksiąg wieczystych bez znajomości numeru?

W przypadku gdy nie znamy numeru księgi, możemy skontaktować się z wydziałem ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla miejsca, gdzie znajduje się nieruchomość i poprosić o jego podanie. Możemy też skorzystać z ogólnopolskiej wyszukiwarki ksiąg wieczystych i wyszukać ją po adresie lub numerze działki.

Wyszukiwanie numeru elektronicznej księgi wieczystej po adresie wymagania:

• podania takich informacji jak: miasto, ulica i numer,
• opłacenia usługi
• podania adresu mailowego, na który przyjdzie numer księgi.

Jeśli zdecydujemy się skorzystać z opcji wyszukiwania po numerze działki, wystarczy, że podamy pełny identyfikator działki. Niestety wyszukiwanie numeru elektronicznej księgi wieczystej po nazwisku nie jest możliwe.

Jak przeglądać treści w elektronicznej księdze wieczystej?

Korzystanie z elektronicznej księgi wieczystej (przeglądanie) jest bezpłatne niezależnie od tego, z jaką częstotliwością zamierzamy to robić. Wystarczy, że wejdziemy na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości, przejdziemy do zakładki ksiąg i wpiszemy numer konkretnego rejestru. Elektroniczne księgi wieczyste online dostępne są przez cały rok, 7 dni w tygodniu bez względu na czas pracy sądów.

Czym jest Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych?

W celu prawidłowego prowadzenia rejestru w postaci elektronicznych ksiąg wieczystych, Ministerstwo Sprawiedliwości powołało Centralną Informację Ksiąg Wieczystych. Komórka ta składa się z centrali oraz ekspozytur przy wydziałach sądów rejonowych. CIKW odpowiada za wydawanie dokumentów takich, jakich jak: odpisy z KW, wyciągi i zaświadczenia, a swoje zadania realizuje za pomocą systemu teleinformatycznego.

Elektroniczne księgi wieczyste – co jeszcze warto wiedzieć?

Warto przyznać, że przeglądanie dokumentów online jest niesamowicie wygodne, zwłaszcza w przypadku gdy mieszkamy poza miejscem działania sądu. Korzystanie z elektronicznej księgi wieczystej jest darmowe, a portalu może używać każdy, kto zna numer rejestru.

Zdarzają się jednak sytuacje, w których elektroniczna księga wieczysta nie działa. Co należy wtedy zrobić? Sprawdźmy, czy używana przez nas przeglądarka (Chrome, Safari, Opera itd.) ma włączoną obsługę plików cookie. To jest najczęstszy problem, który sprawia, że portal nie wyświetla się prawidłowo.

Pamiętajmy również o tym, że portal umożliwia nam też załatwienie wielu innych czynności, takich jak: złożenie wniosku o wydanie odpisu, zaświadczenia czy wyciągu z elektronicznej księgi wieczystej. Odpis, podobnie jak inne dokumenty możemy sobie samodzielnie wydrukować, zwróćmy jedynie uwagę, czy zawierają pieczęć urzędową oraz podpis upoważnionego pracownika.

Polecamy także: Koszty notarialne 2021 – kto ponosi koszty notarialne przy zakupie/sprzedaży mieszkania?